Котоламповые истории. Часть 2. Организация и контроль

Часть вторая из трилогии по процессной организации работ со статейниками.

Можно контролировать все, кроме себя.

Со схемами понятно. Но как это все организовать? Начнем чуть издалека и, пожалуй, с самого важного правила в вебмастеринге, да и вообще по жизни. Звучит оно просто

Упрощай

На первый взгляд, где здесь рокет саинс? Вроде все понятно, хорошо. Но это далеко не так.

А здесь время интересных историй 🙂

 

Парень деревенский

Жил на свете один парень, имя ему Генри. Вот он, на фото выше. Сразу видно – чисто конкретный пацан в модной шляпе.

Родился в новом свете, в деревне. Крутил хвосты коровкам и в целом был обеспеченным спиногрызом. Он был обычным мальчиком, который имел страсть к разной технической лабуде. Разбирал часовые механизмы, хотел понять как и что работает и имел принцип раскладывать все на понятные частички.

Вы его скорее всего знаете, фамилия у него Форд. Нет, он для меня не Icona, но мужик действительно молодец.

Этот человек был задрот эффективности, в хорошем смысле этого слова. Для затравки – он умудрился снизить время сборки шасси для авто с 12,5 часов до 1,5 часа. При этом не потерял в качестве сборки. Представляете? В 10, мать их, раз! А что это значит для бизнеса? Все просто: быстрее собираешь продукт – быстрее продаешь его – быстрее получается деньги – повторить. Стандартная схема “товар-деньги-товар1” из курса школьной экономики. Одно дело вы можешь запостить хорошие статьи в течении года – другое в течении месяца. И я не верю, что отдача происходит только спустя годы в 10% годовых (если повезет). Есть проекты, которые стреляли намного быстрее и приносили больше денег. Главное – правильно его упаковать и настроить процессы.

Еще прикольный факт. Есть мнение, что Генри со своими ребятами подсмотрел тему конвеера в мясном комбинате, когда с одной тушки поочередно отрубали разные части мяска. Они и подумали, почему бы эту технологию не перенести в свою сферу. По факту – они нашли свой голубой океан. Даже в вебе такие моменты можно найти, работая в разных вертикалях. Но это тема отдельного поста. Они взяли, перенесли, и максимально упростили.

Продолжаем разговор. К чему я это все рассказал.

Любое создание сайта – это процесс. Лучше, чтобы была приставка “бизнес-”, но чаще всего “как получится-”. Чем быстрее оборачиваемость процессов при должном качестве – тем лучше. Тем быстрее будет отдача на вложенные средства.

Однако вместо того, чтобы – все помним первую заповедь? – упрощать, мы наоборот городим огороды усложняем и без того сложные системы.

Организуем процессы

  • Рисуем схему

Эта часть перекликается из первой части трилогии про схемы работы в контент проектах. Рисуем свою схему процессов, как все взаимодействует и задача переходит в продукт (контент – это ваш продукт). Все должно быть ввиде “делай раз”, “делай два”… “профит”. Максимально просто, упрощенно и все для достижения итоговой цели – создания годного контента.

Что здесь важно – покажите схему вашим сотрудникам (например редакторам или контент менеджерам), чтобы они имели представление как работает механизм. Часто бывает, что что-то придумаешь, но команда тебя не до конца поняла и получается не очень.

  • Пишем инструкции

Скорее всего начальные инструкции будете писать вы. Большинство вебмастеров вырастают из специалистов в предприниматели, поэтому первые статьи заказывают и постят тоже они. Лучше вас, как все устроено, не знает никто. Поэтому я считаю, что плацдарм вы подготавливать должны самостоятельно. Но все дополнения, дальнейшее развитие инструкций должны делать уже ваши сотрудники – те, кто непосредственно этим занимается. Особенно это касается основных бизнес процессов контент проектов (добыча хорошего контента, его публикация).

Ничего лучше гугл доков для этой задачи нет. Пользуйтесь, пока корпорация бобра гугле дает такой шикарный инструментарий.

  • Организуем обучение

Для себя мы сделали свою внутреннюю WIKI, которая основана на документах гугл докс, и закрытом канале в ютубе. Когда нужно описать технический момент (как сделать статью, как пользоваться редактором), я записываю видео. Если описать процесс – пишу текст и вставляю картинки. Часть вики вынесли на общее обозрение в академии, а полная версия только для команды.

Свой опыт, как мы организовывали вики, опишу в отдельном посте. Ох и намучался же я с этой херотой, чесслово. Но это окупилось и окупится в десятки раз экономией времени. Если у вас этого нет, сделайте. Это реально работает.

  • Внедряем и контролируем

Важный пункт, разберем, пожалуй, отдельно.

Внедряем и контролируем

Усложнение систем чаще всего возникает из-за желания тотального контроля. Выражается, как правило, в выработке инструкций, которые усложняют процесс. И работник, вместо работы, занимается созданием отчетов. Возможно, на начальном этапе это и полезно, но опыт подсказывает, что контроль должен быть невидимым, а обратная связь обязательна.

Другая крайность – когда отпускаешь сотрудника, его не контролируешь и не даешь обратной связи. При таком варианте все скатывается в говно. Плавали, знаем.

Все проще, если проектов мало (1-2 шт). Здесь упростить можно очень хорошо.

Проще пареной репы – папки и гугл доки. Некоторые по старинке пересылают вордовские доки по почте. Я тоже так делал, впоследствии запутался в файлах и оплатах. Такое, ручное управление потоком. Маленький проект, 1 шт (или пара – максимум) – гугл доки – ваше решение.

Если нужно что-то большее. Например плагин Edit Flow https://wordpress.org/plugins/edit-flow/

Здесь можно настроить свою цепочку и статусы: На утверждении (стандартно) -> редактору ->  корректору -> на публикацию. Настроить новые роли можно через User Role Editor

Здесь же можно настроить и статусы, оповещения. Минусом является отсутствие возможности автоматического расчета оплаты (придется заводить и заполнять табличку в гугл доках), автоматического создания задач. В целом если у вас небольшая команда до 5 человек, must have. Пользуйтесь.

Вот для множества проектов держать такую систему уже будет сложно. На каждый сайт зайти, проверить, посмотреть, посчитать. Лично я в свое время задолбался это делать.

По поводу таблички в гугл доках. Можно сделать общий шаблон, где выписать основные моменты, которые важны для вас. Вот пример одного человека с форума ф-сео, нагло запринтскринил себе.

Если честно, считаю, что немного замудрено – слишком много контроля. Я бы через время задолбался заполнять такое на месте КМ, но это от человека зависит.

А если проектов много?

Вот пример другой, также взял у человека с форума. Он пользуется что-то наподобие канбана, но адаптированного. Зашил процесс и отчетность в сервис. По факту тот же трелло. Система называется планфикс.

По факту процесс можно положить в любую систему – битрикс, wrike. Если у вас есть паранойя, можно использовать и опенсоурсные решения. Главное – делать просто.

А вот, например, форма расчета оплат:

Никогда не был сторонником оплаты за каждый чих. Считаю, что система выше – усложняет процесс. КМ считает, заполняет, вставляет левые блоки, чтобы оплата была побольше. В нашей работе мы прописали инструкции “что такое хорошо, а что такое плохо” и назвали ее редполитика. Она постоянно дорабатывается. Всем нужно уяснить, что надо делать как хорошо, а делать плохо нам не надо. Оплата – идет фиксированная за единицу работы. Хорошей работы.

Упрощаем через разработку

Сложность возникает, когда проектов становится еще больше. Да, если мы сделаем как в примере выше – рано или поздно рост замедлится. Очень много времени будет уходить на административку.

Как решать? Многие компании упрощают свою систему работы через автоматизацию. Да, после апробации процессов и ликвидации большинства узких мест, желательно дальше оптимизировать время работы и автоматизировать рабочее место. Часто – внедрение скриптов, которые работают по вашему процессу. Это важно. Не стоит городить что-то новое. Нужно взять работающую схему и переложить ее в систему. Лично считаю, что быстрый рост ныне известной сети пиццерий ДОДО стоит как раз на 2х китах – бренде основателя и их автоматизации dodo is.  

Дальше расскажу как мы автоматизировали наш процесс работы с заказом, вычиткой, проверкой контента, какие сложности у нас были и что в итоге получилось. Stay tuned.

Выводы

  1. Садитесь и на бумажке распишите свой процесс
  2. Определитесь, кто в нем играет первую скрипку, кто на дуде, а кто игрок на гуслях (т.е. кто есть кто и за что отвечает)
  3. Пропишите начальные инструкции
  4. Организуйте контроль за выполнением задач. Здесь не городите огород, максимум упрощайте. Для начала пользуйтесь табличками в гугл докс, дальше – смотрите на системы.
  5. Пробуйте автоматизировать хорошо работающий процесс

Над третьей частью уже работаю, подписывайся на почту в форме ниже или в телеграме, чтобы не пропустить ее.  UPD: часть 3. Про наш велосипед. Финал.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Подпишись на рассылку и получай годноту на почту

Пожалуйста, подождите...

Спасибки, годнота уже в пути.


Плюсануть
Поделиться
Отправить

Об авторе

Ромаша

Идейный вдохновитель кружка. Определяю стратегию, всех наставляю на путь истинный.

Просмотреть все сообщения

12 комментариев

  • Ром, спасибо! Читаю с удовольствием.
    Расскажи обязательно про сторителлинг и как вы его используете:)
    ..а еще сделай скрины кликабельными плиз!

    • Спасибо, не зря похож пишу.
      Картинки – ок, сделаем. Про сторителлинг пометил себе. Честно признаюсь, пока не сильны в нем, но попытки были. 🙂

  • система управления всем – то во что уперлись еще “вчера”
    Посему – интересно)
    Спасибо за материал

  • Просто огонь. Сейчас как-раз занимаюсь созданием такой системы для автоматизации процессов.
    Пользуюсь пока решением от Пузата, но блин качество текстов там рандомно (80% говно), и что бесит никак не можешь их контролировать и даже отправить на доработку. Ну а редакторов по ощущению там вообще нет (хотя они типа есть).
    Пиши есчо! 🙂

    • Согласен, полные негодяи. Взять заскринить картинки из простой ветки форума.
      Наоборот, гордится надо, что ваши идеи резонны и кому то приглянулись. Вы уже впереди, а вас многие только догоняют )

      п.с. но если это противоречит моральным, этическим принципам, напишите мне. Уберу.

  • Аааа… когда будет третья часть? 🙂 Я уже запилил свою систему для автоматизации и пишу инструкции для редактора, авторов и КМ 🙂
    Интересен ваш опыт… Норм редактора тяжело найти похоже будет…

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *