Передача знаний и WIKI

как мы организовали передачу знаний и обучение в нашей команде

Спойлер: гугл доки наше все.

 

Тем, кто имеет свою команду, рано или поздно начинает надоедать однообразное объяснение прописных (ну для вас прописных, для остальных это не всегда так) истин. Сидишь и думаешь: “Одно и тоже, ну что я, попугай чтоли, что несколько раз”. Да и однообразная информация надоедает. И тогда задача по передаче знаний и обучению начинает зудеть все чаще.

Расскажу как в нашей команде мы организовали обучение и передачу знаний и поделюсь грабельками, которые мы прошли.

 

Задолбало ¯\_(ツ)_/¯

 

Когда у тебя 1 человек в команде, в целом чаще всего все решается быстро и оптимально – созвонился и объяснил. Все. Человек пошел копать отсюда и до обеда. Но когда у тебя появляется еще один человек, тебе придется делать это снова. А если будут еще люди? Да, все снова и снова.

Поэтому надо придумать хорошее решение, чтобы

  • а) было менее геморройно передавать знания;
  • б) приучить людей эти знания добывать самостоятельно (хотя бы искать в вики);
  • в) все знали откуда начинать поиски.

Я был озадачен, когда на работе, где мне удалось поработать ранее, такой системы не было. Приходили новые сотрудники, мы им все объясняли и они сваливали (или их увольняли). Ииии… “Миша, все _плохо_, давай по-новой”. Обучение было несколько недель, и они потом сваливали в закат. Вы не представляете, как это бесило. Поэтому, чтобы такого не было в РБС, мы сели кумекать.

 

Эврика, мсье

Пришли к выводу: нужно делать свою wiki-систему. Агрегировать все знания, схемы работы и процессы. Все должно быть на бумаге (оцифровано). Если у вас есть сотрудники, а тем более если они удаленные – советую все процессы прописать. Что, куда, зачем и как. Все должно быть подробно разжевано и открыто для всех (в зависимости от доступа информации, конечно).

Не стали изобретать свой велосипед, пошли смотреть как это организовано у других. В целом был интересный опыт. После просмотра сложилось впечатление, что никто в целом и не знает, как это оптимально сделать. У кого-то  были самописы, у других файлы на общем диске через дропбокс, у других atlassian и прочее. Сообщества предпринимателей и вебмастеров тоже не приходили к единому мнению. Полная вакханалия.

Первые процессы и инструкции мы прописали в гугл доках. В целом удобно, файлы можно расшарить. Можно все структурировать, но что-то было не то. Может можно как то сделать лучше?

 

Лучшее враг хорошего

Была идея посмотреть CRM, где было бы что-то похожее. Может большие дяди придумали уже все за нас? В целом оказалось хренс два там. Можно было пользоваться wiki, но в довесок давалось куча всего полезного, но не нужного, что в целом эту идею мы откинули. Попробовали поставить опенсорсные скрипты. Выбор пал на системку руководитель. В целом разработка очень гибкая, реально хорошая и бесплатная. Можно под себя настроить что угодно. Но идея перенести туда все данные как то кануло в лету. Мы использовали ее для постановки заявок на оплату тем копирайтерам, которые работали с нами напрямую. А вот вики, было там трудновато сделать.

В итоге, после перехода на систему управления задачами (чтобы считать оплаты копирайтерам автоматом), мы снесли эту срмку. Вики в ней не получилось.

Далее была идея сделать отдельный сайт на WP, которые бы содержал все наши наработки. Поставили сайт, сделали уровни доступа, но возникло одно но. Вики – штука динамичная. Ее нужно постоянно пополнять. Пришла идея, нужно что-то описать в процессе – зашел и сделал. Затраты на время в цепочке “зашел – залогинился – создал страницу – написал текст – сохранил – все это перелинковал” было значительное. Да, вроде бы удобно. Но. Лично меня бесит, когда не оптимально тратишь свое время. Поэтому мы в кружке стараемся снижать время на задачу, оставляя ее качество на уровне.

Вики на вп отпала. Было лениво тратить время на это все, чесслово. Хотя шаблонов и плагинов есть большое количество по этой теме. Например.

И тогда я как то наткнулся на систему передачи знаний в it-agency.ru (точно не помню, но вроде бы у них). Чуваки тоже долго парились над этой темой и ничего лучшего не придумали как связку гугл доки+одна общая портянка  со ссылками, где это все можно найти. Самый изюм был в их организации доступа к информации. Она была иерархичная, чтоб сразу решало задачу кому можно показывать, а кому нет.

Эврика 2

И мы вернулись к гугл докам, но уже организовали связку – общая страница-портянка со всей базой знаний, что у нас есть, и иерархичная структура папок в общей папке “база знаний”.

Общую страницу мы заполняем основными ссылками. Доступ к гугл докам (и гугл аккаунты) есть у всех членов команды. Нужно что-то дополнить – 2 клика: общая страница -> страница с информацией.

Наша академия

Общая информационная страница у нас называется Академией (название сплагиатили, часть из нашей внутренней вики будем выкладывать в общий доступ со временем). По умолчанию у нее есть доступ у всех членов команды. Далее мы организуем доступ к папкам с информацией так, чтобы предыдущая роль в нашей иерархии имела доступ к ней, а все последующие только к своим папкам.

Поясню на примере: у нас есть общая папка, которая доступна редакторам. Там находятся все должностные инструкции и прочее описание процессов. Некоторые моменты другим сотрудникам (например авторам) знать не нужно, поэтому мы им открываем папку внутри. Т.е. фактически редактор имеет доступ ко всей информации, автор – только к своей. Если из общей страницы академии он перейдет на ту, которая ему не открыта – выйдет ошибка доступа. Эта схема еще удобна тем, что если член команды отвалится – нужно только убрать доступ с 1 папки, а не со всех файлов, которые ему расшарены.

Такая структура стала идеальным завершением всех мытарств на пути к созданию своей вики. Да, гугл доки наше все. Ничего удобнее мы не нашли (в плане вики, конечно же). Оформили все это дело как то так:

Громозкие решения только добавляют работ, а наша реализация вполне удобная для нас. Хотя не так давно, Яндекс выпустил сервис Я.коннект, на базе которого можно поднять интранет для своей команды. И там есть своя вики, которую мы не тестили. Если у вас есть такой опыт, буду рад выслушать с комментариях.

Использовать наше решение или нет, на ваше усмотрение. Но я буду рад, если наши мысли и наработки окажутся кому-то полезными.

Оставайтесь с нами,

Р.

 

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Подпишись на рассылку и получай годноту на почту

Пожалуйста, подождите...

Спасибки, годнота уже в пути.


Плюсануть
Поделиться
Отправить

Об авторе

Ромаша

Идейный вдохновитель кружка. Определяю стратегию, всех наставляю на путь истинный.

Просмотреть все сообщения

11 комментариев

  • Спасибо, очень полезно. В данный момент сам работаю над расширением команды, очень сложно найти толковые кадры, в особенности копирайтеров. Хотелось бы чтоб блог обновлялся чаще.

    • Я рад, что полезно.
      По кадрам – везде такая беда. Они решают все. Поэтому да, помучаться придется, чтоб просеять всех через сито признаков адеквата. По обновлениям, сорян, как получается. Работы очень много 🙂

  • Привет, Ромаша! Спасибо, что поделился своими наработками. Просмотрела по диагонали, сохранила на потом для вдумчивого чтения и заимствований.

    Сама уже месяц парюсь над такой системой, над учетом по сайтам, и вики-справочником. В итоге пока как временный вариант остановилась тоже на Гугл Доксах. Мне пришлось целую неделю собирать по сусекам информацию и файлы по всем рабочим сайтам, а их немало… Это и отчетные файлы с ключами, и зарплатные на каждого члена команды, и карты сайтов, и инструкции по каждому сайту, и файл с информацией по проекту (конкуренты, идеи, что реализовано на глобальном уровне). Создала папки под каждый проект, каждый тип файла оформила по единому формату, сложила в каждую папку файлы, относящиеся к проекту. В итоге редактору просто даю доступ ко всей папке. КМ даю доступ только к инструкции сайта. Плюс есть общая папка с Универсальной инструкцией для КМ и Универсальной инструкцией для Редакторов. И в корневой папке создала таблицу, где прописаны все сайты, все редакторы и КМ (кто к какому проекту привязан), статусы проектов. А всё взаимодействие с редакторами и КМ происходит в Планфиксе. С копирайтерами работаем через биржу, поэтому тут уже полегче.

        • У меня все комменты по всем проектам в телеграм отправляются. Сразу видно все 🙂

          • Добрый день! Подскажи, с помощью чего реализована отправка всех комментов в телеграмм?

  • Привет! Спасибо за статью. Я для одного из своих проектов в качестве вики использовал гугл-сайты. Не плохо получилось, кстати.

    Сейчас для другого проекта тестирую Битрикс24. Там много всего, система нагружена, поэтому не всегда удобно работать. Мне больше по душе минимализм. Пока не определился быть или не быть, возможно вернecm к гугл-сайтам или все же буду выстраивать систему на гугл-доках, так как тоже сейчас много всего на них завязано.

    • Привет, пожалуйста.
      Битрикс мне не зашел, там черт ногу сломит, как мне показалось. Неделю посидел и забросил.
      А гугл сайты вроде индексируются, не боишься, что внутренняя кухня уйдет в индекс? Я просто с ними никогда не работал, не в курсе.

      upd: посмотрел, можно поставить галку, чтоб не индексировалось. прикольно. по факту можно сделать тоже самое, что у нас главная страница вики со ссылками.

  • Я как раз из тех, кто все таки решил делать все на WP, так как сильно не устраивали возможности оформления в Google Documents, так как там верстка под А4, нет возможности сделать скрывающиеся спойлеры, всплывающие подсказки, картинки, увеличивающиеся по клику, и прочее удобство.

    Но с доступами туговато на WP, поэтому пока все инструкции в незаконченном состоянии.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *